Le syndic établit et envoie la Convocation à l’Assemblée Générale de copropriété quelques semaines avant la date prévue pour cette importante réunion des copropriétaires. Mais il est possible à tout copropriétaire de demander l’inclusion d’une ou plusieurs résolutions à l’ordre du jour [1].

Néanmoins, cette demande doit être « suffisamment construite » pour pouvoir être valablement appliquée. En effet, le syndic a l’obligation de l’intégrer « tel quelle » ce qui impose de présenter un texte précis et « votable« . En revanche, un manque de structure, de clarté ou de précisions peut mener à une nullité de la résolution lors de l’AG. C’est particulièrement vrai pour une demande qui impliquerait des coûts qui ne seraient pas mentionnés dans la demande de résolution (ou qui ne s’appuierait pas sur au moins un devis). Il faut préciser exactement l’implantation et la consistance des travaux envisagés.

C’est une contrainte forte, mais tout copropriétaire peut se faire aider – en particulier, il existe des tutoriels et modèles sur Internet pour ne pas oublier d’éléments ou pour construire correctement la résolution.

De plus, le syndic a l’obligation de faire parvenir la convocation aux copropriétaires 21 jours avant la date de l’AG. Compte tenu des temps d’impression en quantité et des délais de La Poste, cela veut dire qu’aucune demande de résolution n’a une chance d’être prise en compte si elle arrive chez le syndic à moins d’un mois de la date (le syndic ne peut pas légalement modifier l’ordre du jour après l’envoi de la convocation). La plupart des experts recommandent d’envoyer sa demande dans les 9 mois qui suivent l’AG précédente (ou d’éviter les trois derniers mois avant la date probable de la prochaine AG). Le non-respect du délai ne fait pas disparaître votre demande, mais la repousse à l’Assemblée Générale suivante (donc, habituellement, un an plus tard).

Enfin, la demande doit être formulée sous la forme d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Il existe là aussi des modèles sur Internet. Le coût du recommandé n’est pas très élevé et on peut le réaliser en ligne (lettre recommandée en ligne). L’envoi d’un courrier électronique n’est pas suffisant.