Pourquoi écrire sur la copropriété ?

Nous avons éprouvé le besoin de resituer le rôle du Conseil Syndical (CS) par rapport aux autres acteurs pour y voir plus clair.

C’est cette réflexion que nous vous livrons ici. Elle porte sur les grands acteurs de la copropriété que sont le Conseil Syndical (CS), le gardien, le syndic… et les copropriétaires au travers de l’Assemblée Générale (AG).

Position de la question

Dans la résidence, quand tout se déroule bien, on ne connaît le syndic que par ses appels de charges (fonction qui déclenche peu de sympathie), les AG auxquelles peu se rendent et on en vient à oublier ses permanences tous les 15 jours à la loge… Quand tout va bien, le gardien existe, puisqu’on le rencontre parfois pour les colis, et on oublie la lourdeur et la complexité de sa tâche assez facilement. Quand tout se passe normalement, ça en est à se demander à quoi sert le CS, si du moins on connaît son existence !

Mais ça ne passe jamais bien en réalité…

Dans ce cas, trois « coupables » se retrouvent sur la sellette : gardien, syndic, Conseil Syndical. Chacun peut alors taper sur sa victime expiatoire préférée… au nom du confort perturbé, du service entaché ou de la fonctionnalité disparue ou diminuée.

La première difficulté tient au fait que la population de la résidence est nombreuse -environ 600 personnes-, hétérogène et que ses membres ont peu d’intérêt en commun, puisqu’ils ne se connaissent pas toujours et réagissent parfois plus en consommateurs qu’en membres d’une communauté.

Mais pourquoi y a-t-il des problèmes dans la copropriété ? Ou bien c’est inévitable ou bien c’est évitable. Gérons-nous en bon père de famille la copropriété ou bien la gérons nous de façon plus aléatoire ? Disposons-nous d’une marge de manœuvre dans ce domaine ? Quelle est notre technicité pour nous affirmer comme réels interlocuteurs de partenaires qui en ont réellement une ou prétendent en avoir une ? etc.

Il semble normal, comme dans un appartement, de connaître des difficultés, mais tout est fonction de la gravité, de la fréquence et de l’inconfort provoqué. Une victime dans un incendie, une personne coincée dans un ascenseur et une journée sans chauffage montrent une inévitable graduation. Il n’est pas sûr que notre action se conforme à cette échelle de valeur, tant les problèmes quotidiens prennent le pas sur les autres questions, sans doute assez heureusement. Mais pouvons-nous être plus efficaces sur les seconds, et qu’ils soient moins chronophages, afin d’être plus attentifs et efficaces sur les premiers ?

Pourquoi y a -t-il des problèmes ? Les raisons sont nombreuses.

Il y a 236 lots. Notre résidence vieillit (première livraison d’appartement en 1998). Et sans doute surtout parce que la résidence est complexe : les normes de sécurité doivent être respectées (extincteurs, trappes de désenfumage palières, désenfumage des parkings, alarmes incendie, skydomes en haut de cage, escaliers et issues de secours, portes coupe-feu, blocs de sécurité… La résidence doit se protéger des intrusions. La résidence est une petite usine : 8 entrées-sorties, 9 ascenseurs, eau froide et eau chaude sanitaire/chauffage (1 chaufferie), des digicodes, des interphones, des accès sécurisés, un arrosage qui se prétend automatique, des éclairages programmés, de l’électricité, de la fibre, des câbles… et la liste n’est pas exhaustive.

Tout ceci s’inscrit dans un processus de la vie.

En plus la résidence n’est pas seulement composée d’appartements : elle accueille également de nombreuses professions libérales, un magasin Monoprix (avec son propre parking… où se trouve notre chaufferie) et six autres commerces.

Il ne faut pas oublier non plus que cet immeuble comporte des parties privatives et des partie communes. Le règlement de copropriété fixe clairement les choses dans de nombreux domaines, mais les frontières sont parfois floues et ténues. Chaque propriétaire est libre bien évidemment d’utiliser son espace privatif comme il l’entend… sauf à respecter le règlement de copropriété, les droits des autres propriétaires et la destination de l’immeuble.

C’est donc un ensemble immobilier complexe qu’il faut gérer de façon à le rendre sûr, fiable… et agréable à vivre.

Pour le gérer, un seul mode celui de l’Assemblée Générale ou AG de copropriété.

L’Assemblée Générale de copropriété

C’est le seul mode de délibération que reconnaît et définit la loi pour voter les décisions devant être prises pour faire vivre de façon adéquate cet ensemble immobilier. La plupart du temps, toutes les décisions, des plus simples aux plus complexes voire exceptionnelles doivent être prises par les copropriétaires en AG. Ne pas assister à une AG, c’est risquer de voir les autres décider à sa place et enlever beaucoup de poids aux critiques qu’on peut formuler quant au fonctionnement de la résidence. Ce phénomène d’absentéisme s’appliquant à une population telle que définie précédemment débouche inévitablement sur des comportements déroutants.

En principe, le syndic convoque l’assemblée.

La convocation est obligatoirement accompagnée des documents permettant aux copropriétaires de prendre leurs décisions. D’autres sont fournis à titre purement informatif. Ces documents concernent tous les grands volets de la vie de la résidence : budget et finances, syndic, travaux, certains travaux entrepris par un copropriétaire, vente de parties communes, modification de documents de la copropriété.

L’AG traite donc du Conseil Syndical, de la gestion quotidienne, des parties communes et privatives, des charges et de la comptabilité, de la division du syndicat, du fonctionnement de l’AG, du règlement de copropriété et du syndic.

On imagine bien facilement qu’il serait irréaliste de faire dépendre de la seule AG la gestion de la vie quotidienne, mais le législateur a fait de l’AG le seul mode délibératif existant.

L’AG ayant voté les grandes -ou pas- lignes de l’action de la copropriété, et jusqu’à la prochaine AG, le quotidien de la copropriété repose sur :

1. le Conseil Syndical, dont les membres tiennent leur mandat et leur cadre de travail de l’AG,
2. le syndic désigné également par l’AG,
3. un autre acteur important que -curieusement- les copropriétaires, dès qu’ils ont quitté l’AG, vont beaucoup plus souvent fréquenter : le gardien.

Un trio pour faire bien vivre la copropriété

Une copropriété vit bien si les trois éléments du trépied, Conseil Syndical, syndic et gardien s’entendent bien, agissent efficacement dans le sens de l’intérêt collectif des copropriétaires ; le plus souvent, outre les qualités intrinsèques des personnes, cette efficacité repose sur des procédures simples, claires, peu nombreuses et respectées par tous et définies dans la seule optique de l’efficacité maximale. La circulation, ordonnée et ciblée de l’information entre les composantes de ce trépied est essentielle ; sont encore plus essentielles l’application et la mise en œuvre des consignes et directives dans tous les domaines d’intervention. Il ne reste plus qu’aux nombreux et divers intervenants, entreprises, experts, juristes, techniciens et autres professionnels à intervenir dans des délais normaux et à exécuter leurs tâches de façon satisfaisante !

Bien évidemment la vie d’une copropriété repose également… sur les copropriétaires. C’est chacun de nous qui est responsable et qui participe à la responsabilité collective.

Le gardien

Il intervient essentiellement à la loge et dans les parties communes et plus rarement sur la voie publique.

C’est l’interlocuteur premier et privilégié des résidants : le plus souvent c’est à lui qu’on pense quand quelque chose ne va pas ! Et c’est normal car il peut prendre des initiatives adaptées devant des problèmes simples à exprimer ou récurrents ; il est en contact facile et direct avec le syndic qui à ses yeux représente l’employeur et le syndic dispose du même type de contact avec le CS et sa présidente quand le problème est plus grave ou difficile à résoudre.

Le gardien accueille également à la loge les services de sécurité et de police, les prestataires et entreprises, les livreurs ; il assure une permanence de jour dans la résidence et suit quotidiennement les parties communes (réparation, entretien et ménage) et donne ainsi les consignes au prestataire d’entretien ; il tient la main-courante ; il assure la permanence téléphonique ; il veille au réapprovisionnement des matériels et produits ; il gère les bips de parking et les vigik… Il veille également directement ou indirectement au ménage et à l’entretien des parties communes ; il se montre particulièrement vigilant et réactif aux problèmes d’ascenseur et de chauffage/eau chaude tant ces problèmes sont cruciaux.

Le gardien est le salarié de la copropriété. Son contrat est géré par le syndic.

Le syndic

Le syndic est désigné par l’AG. Ce n’est ni un salarié de la copropriété ni un prestataire de services ; il est mandataire du syndicat des copropriétaires. C’est le bras ouvrier de l’AG.

Le syndic administre et entretient l’immeuble ( tenue des comptes, maintien de l’immeuble en bon état, …) et le syndic est responsable des erreurs qu’il commet (responsabilité à l’égard du syndicat des copropriétaires et responsabilité à l’égard de chaque copropriétaire).

Ordinairement, les copropriétaires ont trois occasions majeures de traiter directement avec le syndic :

1. lors des AG,
2. en le rencontrant à la loge lors de ses permanences,
3. quand un copropriétaire rencontre des problèmes avec les charges…

Le Conseil Syndical

Le CS joue un rôle limité, mais important. Il assure en effet la coordination permanente entre le syndic et l’AG. Ce rôle est important car le CS assure la permanence de la représentation de l’AG auprès du syndic sans devoir jamais outrepasser ce pour quoi l’AG l’a mandaté. Il est formé de copropriétaires volontaires, bénévoles, élus par l’AG, qui souhaitent faire bénéficier la résidence de leurs compétences.

Fondamentalement, il assiste le syndic et en aucune façon ne peut se substituer à lui. Il contrôle sa gestion et donne son avis sur toutes les décisions qui concernent la copropriété. Il peut aviser les copropriétaires et le syndic des problèmes et peut proposer des solutions ; plus rarement, il peut être clairement mandaté par l’AG pour prendre certaines décisions à sa place.

La tâche fondamentale qui fonde sa raison d’être est d’assister et contrôler le syndic, c’est-à-dire de contrôler l’administration de l’immeuble par le syndic et sa gestion. Il peut le faire du fait qu’il a droit, à tout moment, d’accéder aux divers documents qui concernent la copropriété et d’en disposer copies.

Avant toute chose, le CS doit veiller le plus possible à la bonne adéquation entre les décisions prises par l’AG, les actions décidées et menées par le syndic et le règlement de copropriété.

Pour cela le Conseil Syndical :

• Vérifie les comptes : comptabilité, factures et leur adéquation avec les devis et les prestations réellement effectuées ; vérifier que les travaux ont bien été autorisés par l’AG et réalisés aux dates et conditions prévues ; il doit contrôler également que les sommes réclamées ont bien été acquittées et réparties de façon conforme entre les copropriétaires ; il analyse les différents postes de charges et leur évolution ainsi que les consommations d’énergie ( les charges d’eau, de « chauffage » et d’électricité ne sont pas anodines…). Depuis le 1 janvier 2015, le syndic doit mettre à disposition un espace numérique donnant accès aux documents de la copropriété.
• Surveille les impayés : Le syndic est seul à disposer de la compétence pour recouvrer les charges de copropriété, mais le CS doit suivre l’état des impayés. En effet l’équilibre budgétaire peut être facilement mis à mal, ce d’autant plus que l’ouverture d’un compte séparé est obligatoire depuis le 27 mars 2015.Le syndic doit mettre en œuvre les bonnes stratégies de recouvrement ; pour exercer sa vigilance dans ce domaine le CS est en droit de contrôler les comptes. Il peut demander au syndic, chaque fin de trimestre, la situation des débiteurs. Dans ce cas la consultation de la comptabilité s’impose (balance générale des copropriétaires, extrait des comptes individuels… surtout des débiteurs) et état du contentieux. L’objectif final de cette démarche est de connaître l’état d’endettement et si nécessaire de définir un protocole de recouvrement avec le syndic.
• Prépare l’Assemblée Générale : Le syndic a l’obligation légale d’élaborer l’ordre du jour avec le CS. Il faut alors vérifier qu’une question émanant d’un conseiller ou d’un copropriétaire figure bien à l’ordre du jour. Il peut donner son avis en cas de dépassement du montant des dépenses fixé par l’AG. Il peut enfin donner son avis sur les questions intéressant la copropriété quand cela lui semble opportun.
• Participe à l’élaboration du budget prévisionnel et suit les travaux : Le budget prévisionnel sur 12 mois de l’exercice est préparé par le syndic en concertation avec le CS ; la loi n’impose pas au syndic de trouver un accord avec le CS, mais l’oblige à en débattre avec lui. L’AG peut charger, à la majorité de l’article 25, le CS d’étudier les devis et de choisir une entreprise. Le CS est alors tenu de rendre compte de cette mission à l’AG ultérieure.
• Mesure l’urgence des travaux : Le syndic peut solliciter l’avis du CS sur l’urgence à effectuer des réparations. En effet seul l’entretien courant ne réclame pas autorisation de l’AG. Mais le syndic doit pouvoir intervenir dans l’urgence, c’est à dire afin de garantir la sauvegarde du bâtiment. Ce type de travaux doit être approuvé le plus rapidement possible par l’AG. Seul le syndic apprécie librement le caractère d’urgence. Cet avis du CS est obligatoire quand le syndic demande aux copropriétaires le versement d’une provision pour financer les travaux en urgence, la somme ne pouvant excéder le tiers du devis estimatif.

Il peut prendre des avis extérieurs : Le CS peut prendre conseil ou avis auprès de toute personne physique ou morale (comme l’Association des Responsables de Copropriété – ARC – à laquelle le Conseil Syndical d’Apollonia 1 adhère). Il peut aussi solliciter l’avis d’un spécialiste juridique, comptable, architectural, technique… Les frais ainsi engagés constituent des dépenses courantes d’administration à la charge du syndicat et sont réglées par le syndic sur le budget de la copropriété. Le CS peut aussi convier le syndic à ses réunions pour éclairer des points et fournir des avis. La préparation de l’AG fonde un point de rencontre majeur.

Le Président du Conseil Syndical

Il dispose de pouvoirs propres. Il anime le CS. Il est l’interlocuteur privilégié du syndic et établit le rapport d’activité présenté annuellement à l’AG. Il peut convoquer une AG à la place du syndic, quand le CS ou des copropriétaires représentant au moins 25% des tantièmes l’ont demandé au syndic qui n’a pas donné suite. Il doit mettre le syndic en demeure de le faire et faute d’obtempérer sous 8 jours, il doit convoquer lui-même l’AG. Il en va de même en cas d’empêchement du syndic (démission, décès, faillite…), ne serait-ce que pour désigner un nouveau syndic.

Conclusion

Ainsi, il ressort que le CS ne dispose pas de pouvoirs propres en matière d’administration et d’entretien de la copropriété en dehors de ceux clairement délégués par l’AG. Mais en ce qui concerne ces derniers, il s’agit bien de délégations et non de pouvoirs propres.
Le CS assume le rôle essentiellement d’assistance et de contrôle du syndic qui lui assure toute la gestion courante de la copropriété.

Remerciements

Plusieurs membres du Conseil Syndical actuel (année 2017) de la résidence Apollonia 1 (Courbevoie) ont participé à la rédaction de cette page d’information. Qu’ils ou elles soient tous remerciés ! Mais plus particulièrement, le travail initial de Jean-Marie Delisle était incontournable pour permettre d’arriver à la page que vous lisez et pour nous permettre à tous de mieux connaître ou comprendre le fonctionnement de notre copropriété.